O Módulo de Atividades Estudantis desenvolvido pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Rondônia (IFRO) foi concedido para outros Institutos Federais. O sistema virtual de assistência estudantil é voltado ao aperfeiçoamento e agilização de processos que fornecem suporte ao corpo discente da instituição. A nova ferramenta TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) foi desenvolvida para integrar o Sistema Unificado de Administração Pública (Suap).

Pensando em soluções sólidas e de longo prazo, nos últimos anos, a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DGTI/IFRO) vem adotando a estratégia de Unificação de Sistemas Institucionais, resultando na centralização de todas as soluções de TIC do IFRO em um único sistema, o Suap. “Nos últimos anos, ampliou-se a prática de colaboratividade das soluções de TIC entre os Institutos Federais. A exemplo disso, adotamos o Suap que é um sistema desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte, e adaptamos o código para as regras locais. Além disso, desenvolvemos novos módulos e compartilhamos com toda a rede de IFs que manifestam interesse nas customizações. Soluções desenvolvidas aqui podem ser integradas na versão compartilhada do IFRN, ficando disponíveis para todos que utilizam o sistema”, diz o Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação do IFRO, Erlan Fonseca de Souza.

O IFRO tem colaborado nesta troca de TICs, a exemplo das últimas soluções compartilhadas como o Módulo Suap de Projetos de Ensino, partilhada com o Instituto Federal do Piauí (IFPI); o Módulo Suap de Gerenciamento de Bolsas cedido para o Instituto Federal de Roraima (IFRR); Módulo de Gerenciamento de Ações de Extensão, compartilhado com o Instituto Federal Sul-Rio-Grandense (IFSul); e o Sistema de Processo Seletivo, que agora é utilizado também pelo Instituto Federal  do Pará (IFPA). Dentre as soluções compartilhadas, destaca-se o sistema Painel de Indicadores cedido a diversos institutos (IFGoiano, IFFarroupilha, IFGoiás, IFPA, IFRR, IFMT, IFMS), além do Conselho Nacional das Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica (Conif) e UNIR (Universidade Federal de Rondônia).                                          

Módulo de Atividades Estudantis

Segundo informações da Pró-Reitoria de Ensino (Proen/IFRO), o módulo tem subsidiado os trabalhos do setor de Assistência Estudantil, especialmente o gerenciamento das inscrições dos editais, de forma a facilitar os processos na etapa de inscrição, promover a agilidade na análise e avaliação dos inscritos, possibilita o armazenamento dos documentos em banco de dados digital com suporte para auditorias, além de fornecer mecanismos de comunicação ágil e fácil com os estudantes.

O Módulo de Atividades Estudantis também agrega nas ações setoriais e da equipe multiprofissional, uma vez que conversa com o Módulo de Ensino e a gestão acadêmica, bem como otimiza o trabalho em relação ao acompanhamento acadêmico (frequência, rendimento, ocorrências disciplinares, atendimentos específicos, etc.) dos estudantes contemplados com os programas de assistência estudantil.

O IFRO vem realizando com o novo módulo o gerenciamento de inscrição e seleção nos editais de Assistência Estudantil (análise documental e de situação de vulnerabilidade, avaliação/parecer da inscrição, armazenamento/banco de dados dos documentos); gerenciamento de participações (entrada/saída); alguns relatórios, tais como o de Caracterização Socioeconômica, listagem de participações nos Programas de Assistência, acompanhamento do rendimento acadêmico e frequência dos beneficiários; entre outras funcionalidades que antes eram realizadas manualmente (relação de estudantes beneficiados e o registro de acompanhamento acadêmico) ou por meio de documentos físicos (recebimento e arquivamento de documentos pessoais dos estudantes), planilha de cálculo para pagamento de auxílios financeiros, processos físicos, entre outras atividades administrativas relativas ao ensino.

O processo de desenvolvimento de software foi redefinido, através da implantação de um ambiente DevOps que possibilita colaboração e agilidade na execução das etapas de análise, desenvolvimento, testes e homologação das soluções. O Suap já possuía um Módulo de Assistência Estudantil, mas existiam limitações diante do formato do trabalho do IFRO. “Realizamos uma série de melhorias e customizamos o módulo de acordo com a necessidade da Diretoria de Assuntos Estudantis (DAE). Tais melhorias despertaram o interesse de outros IFs que oficializaram o pedido de cedência do código modificado, no caso, especificamente para este módulo, foi cedido para o IFMT, IFMS e IFSul”, explica Erlan Souza. A cedência ocorre por meio de cooperações técnicas e de forma informal e ágil, através da troca de experiências entre as equipes de TI dessas instituições.

Como toda tecnologia, o módulo está em fase de desenvolvimento. Há demandas sendo trabalhadas na perspectiva de adequar algumas funcionalidades, bem como reestruturar/criar alguns menus para que possam de fato atender a forma de gestão da assistência estudantil no IFRO.

Trabalho colaborativo

Na Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica está estruturado o Fórum dos Gestores de TI dos Institutos Federais (Forti), que entre outros objetivos promove a divulgação, colaboração e compartilhamento das soluções de TIC. Com isso, é possível promover a entrega rápida e inovadora de soluções tecnológicas a nível nacional, reduzindo o retrabalho e promovendo um melhor aproveitamento da força de trabalho das equipes de TIC dessas instituições.

Ao utilizar o Suap, desenvolvido no Rio Grande do Norte, o IFRO adota a estratégia de manter o sistema atualizado com a versão desenvolvida pelo IFRN, e que constantemente vem recebendo melhorias pelos seus desenvolvedores. “É um procedimento complexo executado pela DGTI, no entanto, traz muitos benefícios para o IFRO”, conclui o Diretor de TI do IFRO.